Gérer sa base de données avec MASCARON

MASCARON, le logiciel indispensable pour développer durablement votre structure culturelle !

Pour les équipes artistiques d’aujourd’hui, il est indispensable de maîtriser les outils efficace de la communication, la diffusion et de l’administration. Grâce à nos formations MASCARON, vous maitrisez à 100% ce logiciel professionnel et vous boostez la production, la diffusion et la vente de vos spectacles.

Finis les multiples programmes qui compliquent l’organisation de votre prospection et de votre communication. Découvrez une interface ergonomique qui rassemble boite e-mails, base de données, newsletters, devis, factures, contrats et bien plus encore !

« Gérer sa base de données avec MASCARON » se déroule sur deux jours* pour tirer profit de toutes les fonctionnalités de cet outil essentiel.

La première journée est dédiée à la prise en main du logiciel et la découverte des fonctionnalités. La deuxième journée permet de prendre connaissance des possibilités de création et gestion de base de données : envoi de mail, de newsletter, trie et filtre des contacts. Le dernier jour est axé administration : découvrez comment gérer vos options, devis, factures, contrats et feuilles de route en lien direct avec votre base de données et vous permettre d’optimiser au maximum votre temps et votre gestion. 

*Pour les personnes utilisant déjà le logiciel Mascaron, il est possible de suivre une ou deux journées de formation selon vos besoins et les fonctionnalités que vous souhaitez approfondir. 

OBJECTIFS GÉNÉRAUX
De nombreux outils informatiques ont été créés et dédiés au secteur culturel ces dernières années. La maîtrise des logiciels professionnels permet d’augmenter l’efficacité, la productivité et d’améliorer significativement les processus de travail individuels et collectifs. MASCARON permet de gérer au quotidien les contacts via une interface intuitive. Informer, relancer, communiquer rapidement vers toute la base de donnée ou un segment. L’ensemble de la base de données prospect est directement connecté aux emails, courriers, affaires, devis, factures…

OBJECTIFS OPÉRATIONNELS DU PROGRAMME « MASCARON – Cycle complet »
Le stagiaire comprend les éléments techniques de l’environnement CLOUD, se familiarise avec l’interface et les principes de navigation du logiciel MASCARON et contrôle les principaux paramétrages et fonctionnalités (historiques, dossiers, base de données, e-mails, courriers). A l’issue de la formation, le stagiaire est capable de l’utiliser quotidiennement.

Véritable initiation à la gestion de base de données, le stagiaire exploite les données de manière pertinente, crée, gère, segmente et assure la maintenance de sa base de données efficacement. Il personnalise ses communications afin d’en optimiser l’impact. Il crée des e-mailings dynamiques et esthétiques grâce à l’assistant Newsletter.

Enfin, le stagiaire maîtrise le module d’administration de MASCARON en lien avec les modules dédiés à la vente, la communication et la base de données. Il gère l’ensemble des flux allant de l’option à la facture en passant par le contrat et la feuille de route. Il peut ainsi suivre efficacement chaque projet en optimisant son temps et les risques d’erreurs.

PUBLIC
Chargé(e) de production, Chargé(e) de Communication, Directeur(trice) artistique, Attaché(e) de Presse, Coordinateur(trice), Chargé(e) de Diffusion, Bookeur(euse), Tourneur(euse), Administrateur(trice)…

PRÉ-REQUIS
Aucun

MÉTHODES PÉDAGOGIQUES  
Formation collective, un ordinateur par personne.  Exposés magistraux / cours théoriques ; exercices pratiques.

VALIDATION DE LA FORMATION 
Attestation de formation

MOTS CLEFS
Progiciel, Logiciel, CRM de la Culture, Base de données, Diffusion, Prospection, Production, Communication, Gestion base de données, Collaboration, Marketing, E mailing, Contrat, Devis, Facture, Feuille de Route, Collaboration, HTML, Newsletter, Personnalisation, Publipostages, Segmentation

Principes d’utilisation
• Spécificités de l’environnement CLOUD
• Paramétrages du logiciel et personnalisation des profils
• Mode collaboratif : Multi – utilisateurs, droits d’accès, confidentialités
• Fonctionnalités génériques : historique, dossier, moteur de recherche
Exercices, cas pratique

La base de données
• La fiche structure : utilisation, paramétrages, personnalisation
• La fiche contact : utilisation, paramétrages, personnalisation
• Onglet activité
• Gestion des doublons
• Manipulation des grilles de données
Exercices, cas pratique

Importer ses données dans MASCARON
• Création du fichier d’import
• Paramétrage de l’import
Exercices, cas pratique

Les communications : Emails, courriers, notes, étiquettes
• Les fonctions communes à tous les types de communications
• Spécificités de chacune de fonctionnalités et liens avec la base de données
• Personnalisations des communications
Exercices, cas pratique

La base de données
• Maintenir sa base de données
• Comprendre et mettre en place les outils de pérennisation de la base de données
• Améliorer ou redéfinir l’architecture des bases de données
• Modifier dans l’architecture existante, les éléments nécessaires selon les nouveautés et les objectifs de la structure
Exercices, cas pratiques

Les dossiers et les filtres avancés
• Segmenter ses données
• Construire une arborescence cohérente et utilisable
• Les différentes tables de la base et les champs de chaque table
• Les opérateurs arithmétiques
• Les opérateurs logiques
Exercices, cas pratiques

La fusion document/ base de données
• Construire un document fusionné (courrier, e-mail, étiquettes)
• Personnalisation des champs
• Ajouter des destinataires
• Gérer la fusion
• Les modèles
Exercices, cas pratiques

Envoies en nombre
• E-mailing
• Publipostages
• Gestion des destinataires
• Choisir le mode d’envoi
Exercices, cas pratiques

Newsletter:
• Règles et astuces
• Mode HTML
• Assistant html
Exercices, cas pratiques

La gestion des affaires et des options
• Paramétrer le document de base
• Gérer les étapes d’une option
• Comprendre et analyser les tableaux de bord
Exercices et cas pratiques

Devis, factures, avoirs
• Paramétrage de la société
• Création de produits, devis, factures et avoirs
• Créer des modèles de factures et devis adapté à votre activité
• Transfert, duplication et impression de documents
• Comprendre et analyser les tableaux de bord
Exercices et cas pratiques

Les documents administratifs (contrats de travail, contrats de vente, feuille de routes …)
• Construire un document fusionné
• Personnalisation des champs
• Choisir le mode d’envoi
• Les modèles
Exercices et cas pratiques

MODALITÉS D’ÉVALUATION 
Contrôle de connaissance via des questions sur des outils pratiques

DOCUMENTATION PÉDAGOGIQUE 
Livret pédagogique papier ;  Malette digitale de documents support

SARAH BATTEGAY

Sarah Battegay  est directrice de productions auprès de la Cie Antiquarks, fondatrice du label « le label du coin » et responsable pédagogique de l’organisme de formation « Formassimo ».

Consultante métier pour le développement du logiciel MASCARON auprès de Pop Soft depuis 2006, elle assure au sein de Formassimo les formations liées à l’utilisation de ce logiciel.

Son approche pédagogique lie ainsi étroitement expertise technique et expérience de terrain dans le secteur du spectacle vivant et des musiques actuelles.

« Nous avons vécu un grand moment de réflexion collective sur nos outils de travail en équipe lors de la venue de la formatrice dans nos locaux ! Le dynamisme, la clarté, l’adaptation à chacun de nous et son écoute étaient vraiment super! »
Thibault Gléréan – LA CURIEUSE www.la-curieuse.com

« Merci !! Nous avons basculé nos mails il y a quelques jours. Ca y est! Les trois jours de formation, nous ont été très utiles pour nous lancer et nous faire comprendre le fonctionnement général du logiciel et ses multiples possibilités. La rubrique aide est très bien alimentée et très claire, ce qui nous permet de ne pas paniquer ! »
Charlène Oberti – Les concerts de l’Hostel dieu www.concert-hosteldieu.com

« J’attendais de cette formation une prise en main rapide du logiciel : objectif atteint. J’ai apprécié que la salle soit proche de la gare.Formation en petit groupe : très agréable. Formatrice : à l’écoute / le fait d’être chargée de diffusion elle-même permet d’avoir une formation en lien direct avec nos besoins. »
Vanessa DOUZON –Cie du Calire Obscur www.cieclairobscur.com

« Formation intéressante, complète et dense. Formatrice très dynamique et bonne pédagogue. Très contente de la formation. »
Anne Sophie Gineste – Atou www.atou.fr